PlattformstrategieHybrid denken, souverän handeln

Mobiler, digitaler, vernetzter – die Arbeitswelt verändert sich rasant. Für die Erlanger Stadtwerke stellte sich deshalb die Frage, wie sie eine moderne IT-Umgebung schaffen können, die Sicherheit, Flexibilität und Zusammenarbeit in Einklang bringt. Zwar verfügte das Versorgungsunternehmen bereits über eine stabile IT-Infrastruktur. Allerdings war diese in vielen Bereichen zu starr für neue Arbeits- und Kommunikationsformen. Zudem erschwerten unterschiedliche Systeme, gewachsene Strukturen und manuelle Prozesse ihre Weiterentwicklung. Die Stadtwerke suchten aus diesem Grund eine zukunftsfähige, sichere und skalierbare Plattform, welche die Mitarbeitenden im Alltag spürbar unterstützt. Die Entscheidung fiel letztlich auf Microsoft 365. Der Roll-out der cloudbasierten Lösung war ein strategischer Schritt hin zum modernen Arbeitsplatz und zur ganzheitlichen Informationssicherheit.

Roll-out durch eigene IT

Klar war von Beginn an: Der Roll-out sollte durch die eigene IT organisiert und verantwortet werden, jedoch mit einem erfahrenen Partner an der Seite. Schließlich gehört ein solches Transformationsprojekt nicht zum Tagesgeschäft der internen IT-Teams. Für die Umsetzung wurde deshalb die HWS Gruppe aus Neustadt an der Aisch an Bord geholt, die Erfahrung in Assessment, hybrider Architektur, Security-Blueprints und Trainings aus vergleichbaren Projekten mitbringt. Stadtwerke arbeiten im KRITIS-Kontext mit hoher Regulierung und komplexen OT/IT-Strukturen. Als Partner des Verbands Kommunaler Unternehmen (VKU) mit NIS2-Expertise versteht HWS die entsprechenden Anforderungen an Datenschutz, Compliance und Governance. Das IT-Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen hat die Stadtwerke bereits in der Planungsphase unterstützt.

Zu Beginn führten die Stadtwerke und HWS eine umfassende Bestandsaufnahme durch. Dafür wurden Systeme, Prozesse, die Netzwerksicherheit und Benutzeranforderungen strukturiert analysiert. Insbesondere in den Bereichen Authentifizierung, Skalierbarkeit, Policy-Management und Kollaborationstools traten Optimierungspotenziale zutage. Auf dieser Grundlage entstand eine klar aufgebaute Roadmap mit realistischen, nachvollziehbaren Meilensteinen für den Weg zum Modern Workplace. Ziel war ein Arbeitsstil mit weniger E-Mail-Anhängen und mehr gemeinsamer Bearbeitung von Inhalten – im Netz oder mobil. Zudem sollte eine zukunftsorientierte Sicherheitsarchitektur entwickelt werden. Die Einführung sollte durch Pilotierungen und den sukzessiven Roll-out strategisch verlaufen. Schulungen und Akzeptanzförderungen sollten außerdem eine nachhaltige Anwendung sicherstellen.

Anstelle eines vollständigen Umstiegs haben die Erlanger für die Softwarearchitektur einen hybriden Ansatz gewählt: On-Premises blieb, wo es sinnvoll war, während Cloud-Services dort hinzukamen, wo sie echten Mehrwert bieten. Technisches Kernstück war ein Hybrid-Identity-Ansatz mit Entra ID Connect für eine Identitätsverwaltung zwischen lokaler Domäne und Cloud. So konnten Workloads schrittweise migriert werden, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Gleichzeitig blieb die Hoheit über Identitäten und Daten gewahrt.

Sicherheitsniveau erhöht

Die Synchronisation der Verzeichnisse war einer der bedeutendsten Meilensteine im Projekt. Gemeinsam mit HWS wurden Pilotierungen durchgeführt und das Sicherheitsniveau gezielt erhöht. Im Ergebnis ersetzen heute die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC), Conditional Access und automatisierte Richtlinien viele manuelle Schritte. Der Anspruch dabei: sicher per Default, komfortabel im Alltag. „In Kritischen Infrastrukturen ist Vertrauen kein Gefühl, sondern das Ergebnis von Architektur, Prozessen und Tests“, erklärt Felix Loh, Teamlead Endpoint ZD13 bei den Erlanger Stadtwerken. „M365 hat uns genau hier nach vorn gebracht, mit höherer Verfügbarkeit und klaren Sicherheitsleitplanken.“

Die Nutzerakzeptanz war ein wesentlicher Erfolgsfaktor des Projekts. Parallel zur technischen Umsetzung wurde früh in Schulungen investiert, die von Quick-Start-Sessions bis hin zu Teamtrainings im Bereich Kollaboration und Informationsschutz reichten. Dies beschleunigte die Akzeptanz seitens der Mitarbeitenden und reduzierte Rückfragen. Auch wurden die User schrittweise an SharePoint Online, OneDrive for Business, Teams und andere Anwendungen herangeführt.

Die Reise geht weiter

„Heute sind unsere Prozesse robuster, aber einfacher. Die Betriebskosten wurden gesenkt und die Teams arbeiten messbar schneller“, beschreibt Felix Loh das Ergebnis nach dem Roll-out. Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit der Identitätsdienste haben sich verbessert, die Zusammenarbeit über Teams, Dateien und Besprechungen hinweg ist effizienter, und es konnten diverse Applikationen in eine zen­trale Identitätsverwaltung integriert werden.

Auf Basis von Microsoft 365 folgen nun die nächsten Schritte: Der Informationsschutz wird verfeinert, die Automatisierung ausgebaut und das Reporting vereinheitlicht. Wo sinnvoll, werden zudem Funktionen mit KI sicher integriert. Dabei bleibt die Verbindung aus Sicherheitsniveau, Effizienz und Nutzerfreundlichkeit entscheidend.