E-RechnungVersandpflicht wird ausgeweitet

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro elektronische Rechnungen versenden, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Darauf weist der Software-Anbieter cortility hin. Ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Pflicht für alle Unternehmen. Elektronische Rechnungen sind bereits seit dem 1. Januar 2025 gesetzlich definiert. Sie müssen der Norm EN 16931 entsprechen. Anders als Papierrechnungen oder einfache PDF-Dateien enthalten sie die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Dadurch können sie elektronisch übermittelt, empfangen und automatisiert weiterverarbeitet werden.

Ende der Papierrechnung

Die Anforderungen erfüllen nach Angaben von cortility unter anderem die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Eine ausschließlich als PDF-Datei verschickte Rechnung gilt dagegen nicht als elektronische Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben. Für den Rechnungsversand gelten Übergangsfristen. Ab Januar 2027 greift die Versandpflicht zunächst für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro. Ab Januar 2028 müssen alle Unternehmen Rechnungen nach EN 16931 elektronisch versenden. Papierrechnungen und andere elektronische Formate sind dann nach Angaben von cortility nicht mehr vorgesehen.

Prozesse anpassen

cortility bietet für die Umstellung eine eigene E-Invoice-Lösung an. Sie soll ausgehende Rechnungen in gesetzeskonforme elektronische Rechnungen umwandeln sowie das Hinzufügen von Anlagen und den Versand ermöglichen. Unterstützt werden laut Unternehmen die aktuellen Versionen von ZUGFeRD und XRechnung. Für den Versand stehen unterschiedliche Übertragungswege zur Verfügung. cortility weist darauf hin, dass Unternehmen für die Umstellung ausreichend Zeit einplanen sollten. Neben den technischen Anforderungen seien auch die bestehenden Prozesse für den Rechnungsversand entsprechend anzupassen.