VideokonferenzenDabeisein ist alles

In Zeiten von Kontaktverbot, sozialer Distanzierung und Arbeiten im Homeoffice kommen digitale Helfer wie gelegen. Viele Büromenschen können ihren normalen Job auch von zu Hause aus erledigen und nutzen E-Mail, Messaging-Dienste und Kollaborationstools, um mit den Kollegen in Kontakt zu bleiben und an gemeinsamen Projekten weiterzuarbeiten. Eine besondere Rolle kommt in dieser Situation Videokonferenzsystemen zu, die virtuelle Meetings in kleineren oder auch größeren Gruppen erlauben und zu besseren und schnelleren Abstimmungsergebnissen führen als endloser Chat- und E-Mail-Verkehr. Alle modernen PCs bringen das nötige Rüstzeug mit. Die Zahl einsetzbarer Videokonferenzsysteme ist groß.

Virtueller Konferenzraum

In vielen Unternehmen haben sich professionelle Systeme etabliert wie Cisco Telepresence, bei dem sich die Teilnehmer in einem virtuellen Konferenzraum treffen und via Bild-in-Bild-Einblendungen sichtbar und hörbar sind. Nicht jedes Meeting erfordert physische Anwesenheit und das, was von Herstellern gern Telepräsenz genannt wird – „ein Gefühl als ob die lokalen und die entfernten Teilnehmer im gleichen Raum sitzen“ – reicht für viele Besprechungsinhalte vollkommen aus. Nach dem gleichen Prinzip funktionieren die zum Teil kostenlosen Alternativen wie Skype, Gotomeeting, Webex oder Zoom, die oft mehr als nur Video-Conferencing können.
Skype erlaubt etwa IP-Telefonie, Messaging, Dateiübertragung und Screensharing, das heißt die Darstellung eines Bildschirminhalts in der ganzen Konferenzrunde. Skype ist 2003 eingeführt worden und gehört heute zu Microsoft. Das System bietet Eins-zu-Eins- oder Gruppen-Videoanrufe für bis zu zehn Teilnehmer kostenlos. Professionellen Nutzern, die Videokonferenzen in größeren Gruppen oder Business-Funktionen wie Dateitransfer, Desktop-Sharing und Messaging benötigen, steht Skype for Business zur Verfügung, das 2017 in Microsoft Teams aufgegangen ist, eine auf Windows und Office 365 basierende Lösung für Gruppenchat, Online-Meeting und Teamarbeit.

Video-Webinare mit bis zu 1.000 Zuschauern

Gotomeeting ist ein ebenfalls weitverbreitetes Videokonferenzsystem und in zwei Versionen verfügbar. Bei der Starter-Version können zehn Teilnehmer Videochats halten und Daten teilen. Die Pro-Version ist ein richtiges Konferenzsystem mit Bildschirmteilung, kollaborativem Bearbeiten von Inhalten und Textnachrichten. An einer Konferenz können bis zu 250 Zuschauer teilnehmen und sich bei Bedarf auch über ein Telefon einwählen und dann nur zuhören beziehungsweise sprechen. Solche professionellen Systeme haben ihren Preis. Gotomeeting verlangt je nach Teilnehmerzahl unterschiedlich hohe Abonnementgebühren, erlaubt dann aber auch richtige Video-Webinare mit bis zu 1.000 Zuschauern inklusive professioneller Registrierung und umfangreichen Analysefunktionen.

Saarländische Landesregierung nutzt Webex

Webex ist ein Konkurrenzprodukt von Gotomeeting und weist ganz ähnliche Funktionen auf. Aufgrund der Corona-Krise räumt der Hersteller Cisco nun bis zu 100 Nutzern in einem Unternehmen ein, die Videokonferenz-Software kostenlos und zeitlich unbeschränkt für bis zu 90 Tage einzusetzen. Dies nutzt aktuell beispielsweise die Landesregierung des Saarlandes und ist vom IT-Dienstleister Bechtle in kürzester Zeit an die Kommunikationsplattform Webex angeschlossen worden. Bis zu 1.000 Mitarbeiter der saarländischen Landesregierung und angeschlossener Kommunen können nun miteinander per Bild und Ton in Kontakt treten.

Videokonferenz aufzeichnen

Mit Zoom steht eine ebenfalls sehr einfach zu bedienende und in den ersten 40 Minuten kostenlose Videokonferenzlösung bereit. Schon in der Basic-Version kann eine unbegrenzte Zahl von Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern abgehalten werden. In der aktuellen Corona-Krise verzichtet das Unternehmen auf die zeitliche Limitierung. Zoom erlaubt Video- und Sprachwiedergabe in HD-Qualität, bietet die Möglichkeit, eine Videokonferenz auf der lokalen Festplatte aufzuzeichnen, zudem werden aktuell Sprechende während der Videokonferenz automatisch groß im Bild angezeigt. Der Ausrichter einer Videokonferenz meldet sich bei Zoom an und verschickt per Mail einen Link an die Teilnehmer. Die Gruppe trifft sich dann zur verabredeten Zeit durch Klick auf den Link im Konferenzraum, wobei sich bei erstmaligen Teilnehmern automatisch eine Software installiert.

Mobile Applikationen

Es gibt noch eine große Zahl weiterer Videokonferenzsysteme. Für alle vorgestellten Lösungen stehen auch mobile Applikationen bereit, mit denen man von unterwegs an einer Videokonferenz teilnehmen kann. Zwar lautet das Gebot der Stunde „Zu Hause bleiben“, doch immerhin kann man mit den mobilen Tools aus dem Garten oder vom Balkon aus kommunizieren.