GelsenwasserModernes Dokumenten-Management

Die Gelsenwasser AG wollte ihr Dokumenten-Management-System (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) an die mit der Zeit gewachsenen Anforderungen anpassen. Eine stärkere SAP-Mandantenkonformität – auch im Hinblick auf das Unbundling –, eine bessere Web-Anwendung sowie die E-Mail-Archivierung waren zentrale Punkte der Entscheidung für eine Umstellung. Wie das Unternehmen Ceyoniq Technology meldet, wollte der Wasserversorger im gleichen Zug das Dokumenten-Management auf Basis einer integrierten Plattform neu aufstellen. Allen Mitarbeitern sollte im Ergebnis eine strukturierte, einfach zu handhabende und zentrale Aktenlösung zur Verfügung stehen, die offen ist für die Einbindung anderer Software wie SAP-Folder-Management, CAD und Anwendungen für die automatisierte Posteingangsverarbeitung. Nach einer EU-weiten Ausschreibung hat sich Gelsenwasser für nscale entschieden, eine vielseitig einsetzbare ECM- und DMS-Plattform von Ceyoniq Technology. In nscale werden jetzt Projekte für die operativen Bereiche Dienstleistungen, Gas-, Wasser- und Stromnetz abgebildet, wobei ein Rechtesystem für eine Reglementierung der Zugriffe durch den jeweiligen Mandanten sorgt. Handbücher, Richtlinien und Anweisungen, Daten zu Haus- und Netzanschlüssen sind dort ebenso wie etwa der Postverkehr hinterlegt. Dank einer strukturierten Suchfunktion sind die Dokumente leicht und schnell auffindbar. Auch das E-Mail-Archiv läuft über nscale. Der Zugriff erfolgt über nscale-Desktop- oder Web-Clients oder – je nach den Anforderung eines Fachbereichs – über SAP. Derzeit wird mit dem nscale-Cockpit eine weitere Desktop-Oberfläche sukzessive eingeführt. „Die Möglichkeiten der Gestaltung in nscale sind immens“, sagt Wolfgang Ostoff, IT-Projektleiter bei Gelsenwasser, der sich mit der neuen Plattform sehr zufrieden zeigt. „Das Ergebnis stellt eine wesentliche Verbesserung dar.“