Stadtwerke CoburgBereit für die XRechnung

Die elektronische Rechnungsverarbeitung bietet Kommunen viele Vorteile, dennoch handeln viele Gemeinden beim Thema E-Rechnung bislang zögerlich. Die Tochterunternehmen SÜC Energie und H2O der Städtischen Werke Überlandwerke Coburg (SÜC) zeigen, wie Rechnungen mit einer externen Portallösung einfach und sicher elektronisch verschickt und empfangen werden. „Der Kunde erhält die Rechnung im Wunschformat und auf dem bevorzugten Übertragungsweg“, sagt Frank Wohlleben, Mitarbeiter im Kundenservice des regionalen Energieversorgers. Für Frank Wohlleben und seine Kollegen ist der Jahreswechsel immer ein besonderes Datum: Zum 31. Dezember ermitteln SÜC Energie und H2O den Gesamtenergieverbrauch der Kunden. Bis zu 55.000 Jahresverbrauchsabrechnungen müssen dann bis Mitte Februar abgearbeitet werden. Das bedeutet arbeiten unter Hochdruck.

Zeit und Kosten sparen

Zusätzliche Arbeitsspitzen entstanden in der Vergangenheit, wenn zum 1.  Januar die Preise geändert wurden. Dann waren entsprechend große Vorlaufzeiten einzuplanen. Rechnungen schreiben, ausdrucken, kuvertieren und zur Post bringen: Das war für den Kundenservice der SÜC über Jahrzehnte hinweg die Normalität. Heute sind diese zeit- und kostenaufwendigen Prozesse optimiert, und der Kundenservice sieht dem Jahres- und Monatsende gelassener entgegen. „Der Anspruch der SÜC ist es, kontinuierlich in moderne Technik zu investieren, um den Kunden einen optimalen Service zu bieten“, betont Wohlleben. Dazu gehört auch die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand. Ein wichtiger Anstoß dazu kam vom Unternehmen Brose Fahrzeugteile, einem der weltweit führenden Automobilzulieferer in Familienbesitz und einem der größten Arbeitgeber in Coburg. Brose entschied sich Ende 2013, den Rechnungsempfang komplett elektronisch durchzuführen – bis hin zur Verarbeitung im ERP-System von SAP. Dafür nutzt der Automobilzulieferer die externen Business Services der Bundesdruckerei.

Portallösung für elektronische Dokumente

Über eine Portallösung können öffentliche Verwaltungen und Unternehmen wie Brose elektronische Dokumente empfangen und versenden. Der Empfänger erhält stets das Datenformat, das er für die Rechnungsverfahren in seinem Warenwirtschaftssystem verarbeiten kann. Dabei werden die Rechnungen im Portal in das gewünschte Format konvertiert und auf unterschiedlichste Weise bedarfsgerecht zugestellt. Das geschieht per E-Mail oder Download, als strukturierter Wunschdatensatz oder als herkömmliches digitales Sichtdokument. Unterstützt werden alle gängigen Sichtformate wie PDF, JPEG oder TIFF sowie mehr als 350 strukturierte Datenformate wie SAP IDoc, XML, ZUGFeRD 2.0 oder XRechnung.Um die bestehenden Lieferanten von Brose in die elektronische Rechnungsverarbeitung einzubinden, kontaktierte die Bundesdruckerei auch den regionalen Energieversorger. „Wir haben sehr schnell die Vorteile des Business Service für unsere Geschäftsprozesse erkannt und können so Zeit und Geld sparen, indem wir die unterschiedlichsten Dokumente bedarfsgerecht an unsere Kunden zustellen. Beeindruckt hat uns zudem die unkomplizierte Integration in unsere Anwendungen und die einfache Bedienung. Wenige Klicks genügen, und schon sind die Rechnungen auf dem Weg“, erläutert Kundenservicemitarbeiter Frank Wohlleben.

Kunden Schritt für Schritt ansprechen

Die Beschäftigten des SÜC-Kundenservices schreiben die Rechnungen wie gewohnt in ihrem ERP-System. Per Druckbefehl übergeben sie die Dokumente an den Viper Connector, den virtuellen Druckertreiber der Business Services. Dieser schickt sie verschlüsselt an das Bundesdruckerei-Portal. Dort werden die Rechnungen gemäß §14 Umsatzsteuergesetz geprüft, in das Wunschformat konvertiert und je nach vorgegebener Zustellart elektronisch versendet. Der Automobilzulieferer Brose zum Beispiel hat sein SAP-System über eine Schnittstelle direkt an die Business Services angebunden und bekommt die SÜC-Rechnungen im Format SAP IDoc sowie als PDF-Datei zugestellt. Somit können die eingegangenen Dokumente direkt weiterverarbeitet werden. Nachdem SÜC den Prozess für den elektronischen Rechnungsversand intern aufgesetzt hatte, wurden die Kunden Schritt für Schritt angesprochen. Ziel war und ist es, so viele Kunden wie möglich für die E-Rechnung zu gewinnen.

Gemischtes Feedback

Eine wichtige Zwischenetappe auf diesem Weg war die Anbindung der Stadt Coburg im Jahr 2016. Die Stadtverwaltung erhält Hunderte von Rechnungen pro Jahr und arbeitet aktuell noch mit dem ZUGFeRD-Format. „Heute haben wir rund 80 Firmenkunden, denen wir elektronisch unsere Rechnungen zusenden. In einem Zeitraum von vier Jahren konnten wir den Anteil der Firmenkunden, die E-Rechnungen von uns empfangen, von fünf auf knapp 20 Prozent steigern“, zieht Wohlleben ein erstes Fazit. Das Feedback der Gemeinden im Umland von Coburg auf das Angebot, am elektronischen Rechnungsempfang teilzunehmen, bezeichnet er als gemischt: „Viele Kommunen sind sich der Relevanz des Themas durchaus bewusst, reagieren aber immer noch zurückhaltend.“ Die Gründe dafür sind seiner Meinung nach vielschichtig. Zum einen wird immer jemand benötigt, der die Umstellung auf die E-Rechnung intern vorantreibt. Zum anderen befürchten Kommunen einen hohen Personal- und Kostenaufwand für die Anpassungen in den eigenen IT-Systemen.

Druck auf Kommunen

Frank Wohlleben sagt dazu: „Das Kostenargument für die Einführung der E-Rechnung ist nicht von der Hand zu weisen. Allein die Berücksichtigung der unterschiedlichsten Formate kann sich als komplexe Aufgabe erweisen. Genau deshalb haben wir uns für eine externe Lösung und die Zusammenarbeit mit der Bundesdruckerei entschieden.“ Ab November 2020 müssen Kommunen laut E-Rechnungsgesetz elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das wird nach Aussage von Wohlleben dem Thema weiteren Auftrieb geben: „Der Druck auf die Kommunen, eine elektronische Rechnungslösung umzusetzen, wird steigen. Wir werden deshalb in den kommenden Monaten die Gemeinden im Umland verstärkt ansprechen.“ Für steigende Teilnehmerzahlen ist die SÜC bestens gerüstet. Denn neue Empfänger elektronischer Rechnungen lassen sich in der Portallösung schnell und unkompliziert hinzufügen. Und auch für die XRechnung ist die SÜC bereit, wie Wohlleben erklärt: „Da genügt ein Klick in der Portallösung der Bundesdruckerei, und wir sind in der Lage, XRechnungen zu versenden und zu empfangen.“