Energieversorgung FilstalECM schafft Ordnung

Jahrelang wurden sämtliche Hausanschlussakten und weitere Dokumente bei der Energieversorgung Filstal (EVF) in Papierform verwaltet. Ein wesentlicher Nachteil war dabei, dass die Dokumente auf verschiedene Außenstellen verteilt und somit die Zugriffszeiten entsprechend lang waren. Um die mit der Suche und Beschaffung der Akten verbundenen Zeiten und Laufwege deutlich zu verkürzen, wurde die Einführung eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) erwogen. Auch Kostenersparnisse sollten mit dem verbesserten Informationsfluss einhergehen.

Informationen sicher aufbewahren

Den Entscheidern der EVF war klar, dass die größten Vorteile bei diesen Anforderungen eine transparente digitale Akte an einem zentralen Ort bieten würde. Die Software soll außerdem modular aufgebaut sein, damit Teilbereiche der Gesellschaft auch im Nachhinein schnell und unkompliziert in das neue System eingebunden werden können. Nach einer ausführlichen Wettbewerbsanalyse am Markt entschied sich die EVF für die Software OS|ECM der Firma Optimal Systems. Im Kern geht es dabei um digitale Archivierung, Dokumenten-Management und Business Process Management für die effektive und effiziente Digitalisierung und Nachvollziehbarkeit von Unternehmensprozessen. Ziel der Lösung ist es, Informationen sicher aufzubewahren und zu verwalten sowie im aktuell benötigten Kontext zur Verfügung zu stellen. Die Energieversorgung Filstal hat sich aus mehreren Gründen für Optimal Systems entschieden. So verfügt deren Lösung zum einen über eine hohe Flexibilität, zum anderen sorgten die speziellen Anforderungen an das Berechtigungssystem seitens des Unternehmens dafür, dass sich die Plattform für die Energieversorgung Filstal als passende Anwendung herausstellte.
Heute wird das Enterprise-Content-Management-System von etwa 60 EVF-Mitarbeitern bei der täglichen Arbeit genutzt. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lagepläne und weitere anfallende Dokumente werden der jeweiligen digitalen Hausanschlussakte zugeordnet. Dabei haben alle Anwender eine einheitliche Sicht auf die gesamte digitale Akte. Eine in OS|ECM integrierte E-Mail-Archivierung komplettiert das System. Bei der Kommunikation mit den Kunden ist es somit jetzt möglich, sich mit einem Klick eine Übersicht über sämtliche bezogenen Leistungen, wie Gas, Wasser, und die damit verbundenen Dokumente anzeigen zu lassen.
Die Einführung von OS|ECM vor Ort dauerte lediglich eine Woche, sodass die Lösung seit November 2009 im Produktivbetrieb ist. Im Vorfeld waren die Altakten von einem Scan-Dienstleister digitalisiert und in das System eingespeist worden. Derselbe Dienstleister scannt auch weiterhin die monatlich in Papierform eingehenden Briefe. Diese Daten werden anschließend in OS|ECM importiert. Außerdem wurden mit der ECM-Einführung die
bestehenden Metadaten aus dem intern verwendeten Geo-Informationssystem (GIS) übernommen.

DMS statt Datenflut

Heute kann Gerd Wagner, IT-Leiter bei der Energieversorgung Filstal, feststellen: „Ohne ein Dokumenten-Management-System wie OS|ECM könnten wir spätestens ab dem kommenden Jahr die Datenflut nicht mehr bewältigen.“ Die sehr speziellen Anforderungen an das Rechtesystem konnten problemlos umgesetzt und somit die Datensicherheit erhöht werden. Von der Vielfältigkeit der Recherchemöglichkeiten und den damit verbundenen Zeiteinsparungen ist man bei der EVF beeindruckt. Speziell die Konfiguration einer individuellen Suchleiste kommt den Mitarbeitern sehr entgegen. Aber auch Funktionen wie Wiedervorlagen, Notizen und Abonnements erleichtern die Arbeit deutlich. Die Entscheidung, das ECM-System schrittweise einzuführen und die Flexibilität von OS|ECM haben sich also bewährt.
Künftig soll das in der Lösung enthaltene Workflow-Management-System genutzt werden, indem Urlaubsantrags- und Beschaffungsworkflows abgebildet werden. Außerdem soll eine weitere GIS-Integration umgesetzt werden (Location Viewer der Firma ITS). Dann können die Mitarbeiter des Energieversorgungsunternehmens direkt aus der Hausanschlussakte heraus die Lagepläne aus dem Geo-Informationssystem aufrufen. Auch soll die ERP-Software Wilken Ener:gy, die speziell in der Energiebranche eingesetzt wird, eingebunden werden.