Stadtwerke KonstanzAuf E-Procurement umgestellt

Die Stadtwerke Konstanz haben mithilfe des E-Lösungsanbieters Newtron schrittweise auf ein elektronisches Beschaffungswesen umgestellt. Laut den Geschäftspartnern gehört das Unternehmen vom Bodensee damit zu den Vorreitern. So habe eine Studie des Centers für kommunale Energiewirtschaft (CKEW) an der Universität Köln ergeben, dass bislang nur knapp die Hälfte der Stadtwerke ein solches E-Procurement nutzen.
Aufgabe von Newtron war es zunächst, das Bestellwesen in ein innovatives Katalog-Management-System einzubetten. Federico Fabbri, Einkaufsleiter der Stadtwerke Konstanz, berichtet: „Uns war es wichtig, dass die neue Katalog-Lösung auf unsere ganz speziellen Bedürfnisse zugeschnitten ist, dabei hilft, Vorgänge zu vereinheitlichen, außerdem unsere eigenen Datenbanken integrieren kann und sich an die bestehende ERP-Umgebung anbinden lässt.“ Schließlich können durch eine Überprüfung des Workflows wesentliche Einsparpotenziale gehoben werden.
Der Einkauf der Stadtwerke Konstanz ist breit aufgestellt. So reiche das Spektrum von Normteilen über Versorgungsleitungen und Elektroanlagen, Linienbusse und Schiffe bis hin zu Büroausstattung, Software, Dienstkleidung und Ingenieurleistungen. Florian Zimmermann, Bestandskunden-Manager bei Newtron, erläutert: „Typisch für Stadtwerke ist, dass in hoher Frequenz viele Kleinstbestellungen vorgenommen werden müssen, was wiederum das Maverick Buying begünstigt.“ Ein solcher wilder Einkauf außerhalb standardisierter Beschaffungswege prägte auch den Einkauf in Konstanz bei einem gleichzeitig lückenhaften Reporting. Die Beschäftigung mit einer Vielzahl unregelmäßiger Bestellungen erhöhte wiederum den Aufwand für Buchhaltung und Einkauf.

Schluss mit dem wilden Einkauf

„Außerdem gibt es bei Energieversorgern in der Regel etliche Anweisungen für die Beschaffung, die präzise einzuhalten sind, etwa bezüglich Gefahrenstoffen. Ein anderer Punkt: Freigabeprozesse sind meist sehr aufwendig“, so Florian Zimmermann. All diese Aspekte galt es bei der Optimierung des Beschaffungs-Workflows zu berücksichtigen.
Deshalb habe Newtron zunächst in einem zweitägigen Workshop den Ist-Status des konzernweiten Bestellwesens ermittelt. Gemeinsam mit den Verantwortlichen des Stadtwerks erarbeiteten die IT-Experten von Newtron schließlich ein Anforderungsprofil für ein maßgeschneidertes E-Procurement-System sowie eine to-do-Liste für die Realisierung. Wie die Geschäftspartner melden, kam schließlich eine Multi-Lieferanten-Kataloglösung mit komfortablen Suchfunktionen, intuitiv einfacher Bedienung und kompletter Einbindung in das ERP-System der Stadtwerke Konstanz dabei heraus. Die bisher von den Stadtwerken genutzten Kataloge und Lieferantenlisten konnten in das Newtron-Handelsportal eingebettet werden und können jederzeit ergänzt werden. Jeder Bedarf an Materialien, Produkten oder Dienstleistungen kann nach Angaben von Newtron zentral gesteuert und verfolgt werden, wobei alle Bestellungen automatisch mit der richtigen Kontierung gebucht werden. Einkauf und Buchhaltung werden so dauerhaft entlastet, teilen die Stadtwerke und Newtron gemeinsam mit. Außerdem könnten Einkäufer mit der neuen Lösung genau die Teile bestellen, die sie benötigen, und das von dem Lieferanten, der den besten Preis bietet. Szenarien zur Freigabe seien ebenfalls in dem System hinterlegt. Sämtliche Schritte würden zudem dokumentiert und archiviert.
Das neue Katalog-Management-System der Stadtwerke sorge für die gewünschte Transparenz bei der Beschaffung und verschlanke den Einkaufsprozess merklich. Deshalb soll die Zusammenarbeit auch weitergehen. So will Newtron bis Ende des Jahres den Stadtwerken darüber hinaus eine E-Sourcing-Lösung für Auktionen und Ausschreibungen sowie ein modernes Lieferanten-Management (SRM) bereitstellen.