SalzgitterEnergie-Management mit Rechnungsworkflow

Schon im Jahr 2012 setzte der Eigenbetrieb Gebäudemanagement, Einkauf und Logistik (EB SZ-G.E.L.) der Stadt Salzgitter auf das integrierte Liegenschafts- und Gebäude-Management von Axians Infoma, begann außerdem mit dem Maßnahmen-Management und ließ im Laufe der Zeit weitere Module wie das Vertrags-, Meldungs-, Energie- und Instandhaltungsmanagement folgen. Bereits im Startjahr nutzte Salzgitter für den Prozess des Baukostencontrollings einen Rechnungsworkflow – seinerzeit noch Bestandteil des damaligen Dokumenten-Management-Systems (DMS) von Axians Infoma. Mittlerweile ist der Rechnungsworkflow in das Finanzverfahren Infoma newsystem integriert, das Salzgitter seit 2005 einsetzt. Die Verantwortlichen im EB SZ-G.E.L. sahen in der Integration die ideale Grundlage, sich ohne Schnittstellenanbindung einen besseren Überblick über alle in der Bearbeitung befindlichen Rechnungen zu verschaffen und gleichzeitig die Budgets überwachen zu können. Als erstes Einsatzgebiet wurde das Energie-Management identifiziert. Es sollten Energieeinsparpotenziale aufgezeigt und daraus entsprechende Maßnahmen abgeleitet werden. Gerade im kommunalen Bereich mit den verschiedensten Gebäuden und Nutzungsarten erweist sich Transparenz als überaus wichtig. Weitere Vorteile ergeben sich durch den Rechnungsworkflow, der automatisiert sämtliche Schritte im Rechnungsfreigabeprozess durchführt.

Excel-Tabelle für Verbräuche und Kosten

„Seit Mitte 2018 erfolgt das Energie-Management im Eigenbetrieb Gebäudemanagement, Einkauf und Logistik wirklich integriert“, berichtet Brunhilde Frye-Grunwald, bis Oktober 2018 Leiterin der Kaufmännischen Dienste im EB SZ-G.E.L. und nun bei der Stiftung Braunschweigischer Kulturbesitz tätig. „Das heißt, die Anwender gehen aus dem Rechnungsworkflow direkt in das Energie-Management-Modul, pflegen dort die Verbrauchsdaten ein und setzen dann den Workflow für die Energie-Eingangsrechnungen fort.“ Bei rund 420 Einzelgebäuden mit einer Bruttogebäudefläche von rund 405.000 Quadratmetern kommt hier ein beachtliches Volumen zusammen. Für circa 900 Zähler erhält der Eigenbetrieb Energierechnungen. „Früher wurden die Rechnungen gescannt und elektronisch bearbeitet“, erinnert sich Frye-Grunwald. „Unabhängig davon mussten aber noch in einer relativ großen Excel-Tabelle die Verbräuche und Kosten eingetragen werden. Damit fanden zwei separate Vorgänge statt.“ Der Bearbeitungsaufwand hat sich dank des integrierten Rechnungsworkflows deutlich reduziert.

Kreditorischer Workflow

Im jetzigen Prozess ermöglicht es der integrierte Rechnungsworkflow, während der Bearbeitung die Seite des Energie-Managements aufzurufen, dort die entsprechenden Verbräuche und Kosten einzupflegen und dann den kreditorischen Workflow fortzusetzen und die Rechnung zahlbar zu machen. „Der wesentliche Vorteil dabei ist, dass wir nun weder Doppelerfassungen noch zusätzliche Aufgabenabgrenzungen haben. Transportwege von A nach B entfallen, und wir können bei einer anfallenden Recherche sofort elektronisch auf die Daten zugreifen“, zeigt sich auch die neue Leiterin der Kaufmännischen Dienste im EB SZ-G.E.L., Stefanie Kuberek, zufrieden.
Ausschlaggebend für die Entscheidung, den elektronischen Rechnungsworkflow einzuführen, war zudem die Möglichkeit, eine Bestellung anzulegen und damit die Mittel auf der Baumaßnahme zu binden. Im Modul Maßnahmen-Management können die Baumaßnahmen mit Konten und Kostenstellen aus der Finanzbuchhaltung verknüpft werden, sodass sich bestimmte Daten – aus der Integration des Rechnungsworkflows heraus übernehmen lassen – ohne dass dafür Buchhaltungskenntnisse notwendig sind. Für die Rechnungsbearbeitung kann somit auf die Daten aus der Bestellung zurückgegriffen werden.

Neue Ziele erreichen

Im Rahmen des Maßnahmen-Managements ist der Eigenbetrieb zudem in den Echtbetrieb der Projektkostenkontrolle gegangen, mit der sich auch größere Baumaßnahmen inklusive Verwendungsnachweisen leicht abbilden lassen.
Dass die Verantwortlichen und die insgesamt 45 Anwender aus dem kaufmännischen, dem Miet- und dem technischen Gebäude-Management eine positive Bilanz ziehen, ist nicht zuletzt einer intensiven Vorbereitung geschuldet. Ein mit allen Bereichen und der internen IT-Abteilung entwickeltes Konzept legte Ablauf, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten detailliert fest.
Auch für Axians Infoma gab es in Salzgitter einige spezielle Anforderungen zu meistern, darunter beispielsweise die Buchung der Vorsteuer für einzelne Objekte, die nur anteilig der Vorsteuerabzugsfähigkeit unterliegen. Hier ist seither die Abwicklung direkt im Erfassungsprozess möglich. Darüber hinaus wurde ein erweiterter Workflow zur Bearbeitung von Baurechnungen getestet. Ziel von Stefanie Kuberek war, „die Rechnungen schon beim Eingang zu scannen und dann mögliche Korrekturen auf dem PDF-Dokument vorzunehmen und zum Vorgang hochzuladen.“ Der Start für die Optimierung dieses Ablaufs erfolgte Anfang 2019.
Aktuell steht das Thema E-Rechnung und damit die Vervollständigung des digitalen Prozesses im Fokus. Konzeptionell bereits von der IT-Abteilung vorbereitet, geht es in der Fachabteilung nun noch darum, für die absehbare Zukunft eine konkrete Umsetzungsstrategie zu entwickeln. Die Integration der E-Vergabe wird Teil des Maßnahmenkatalogs sein.

Mobile Datenerfassung

Noch in einem frühen Stadium befinden sich die Planungen für den Einsatz des Moduls Verfügbarkeitsplanung aus der Axians-Infoma-Lösung Kommunale Betriebe für die Eigenreinigung. Insbesondere in der mobilen Datenerfassung sieht Stefanie Kuberek eine gute Voraussetzung für mehr Komfort und Effizienz in der täglichen Arbeit. Das Gleiche gilt für die noch einzuführende Anwendung Mobile Wartung und Prüfung (MWP). Die App übernimmt die Abwicklung von Tätigkeiten im Rahmen der Betreiberverantwortung für Ausrüstungen. Kontroll- und Wartungsaufgaben in Gebäuden, beispielsweise für Brandschutztüren oder Feuerlöscher, lassen sich vor Ort auf dem mobilen Gerät als Aufgabe definieren und nach Erledigung sofort dokumentieren. Die Erfassung der ersten Objektdaten sowie die Definition der Aufgaben sind bereits in Arbeit.