Stadtwerke RostockProjektmanagementsoftware eingeführt

Die Zahl an Projekten in kommunalen Unternehmen nimmt stetig zu. Diese Entwicklung wird durch verschiedene Faktoren vorangetrieben, darunter die fortschreitende Digitalisierung, technologische Neuerungen und ein wachsender Effizienzdruck. Um diesen Anforderungen wirksam zu begegnen, haben die Stadtwerke Rostock ein strukturiertes Projekt- und Ressourcenmanagement eingeführt. Im Rahmen eines Pilotprojekts wurde damit begonnen, eine systemgestützte IT-Kapazitätsplanung mit Unterstützung einer Projektmanagementsoftware aufzubauen. Ziel war es, ein transparentes und belastbares Ressourcenmanagement zu etablieren, wobei der Fokus auf den personellen Kapazitäten der IT-Abteilung lag. Angesichts steigender Anforderungen an IT-Leistungen und einer begrenzten Verfügbarkeit qualifizierter Fachkräfte war es besonders wichtig, Projekte realistisch zu planen, den Personaleinsatz gezielter zu steuern und Budgets effizienter zu verwalten.

Spürbare Verbesserungen

Mit der neuen Softwarelösung wurden bei den Stadtwerken Rostock schnell spürbare Verbesserungen erzielt. Engpässe in der Ressourcenplanung lassen sich nun frühzeitig erkennen, was die Grundlage für eine vorausschauende Steuerung bildet und Überlastungen vorbeugt. Durch realistischere Aufgabenverteilungen konnte zudem die Zufriedenheit der Mitarbeitenden gesteigert werden. Die neue Planungsgenauigkeit wirkt sich auch positiv auf die Kostenkontrolle aus, da Budgetüberschreitungen besser vermieden werden können. Insgesamt führte dies zu einer spürbaren Effizienzsteigerung im Projektalltag, da Arbeitsaufträge nun gezielter vergeben, Doppelarbeiten reduziert und Prioritäten klar gesetzt werden.

Die Notwendigkeit einer durchdachten Ressourcenplanung zeigt sich besonders im Personalbereich, der durch viele externe Einflussfaktoren geprägt ist. Dazu zählen der demografische Wandel, veränderte Anforderungsprofile, der Fachkräftemangel, die zunehmende Digitalisierung und eine wachsende Fluktuation. Diese Entwicklungen betreffen insbesondere die IT-Abteilungen, in denen qualifiziertes Personal schwer zu finden ist. Genau diese Herausforderungen gaben den Anstoß für das Pilotprojekt.

Zentrales Instrument

Seit dem 1. April 2025 erfolgt die Projektplanung auf Basis eines standardisierten Projektlebenszyklus. Das zentrale Instrument hierfür ist die Software PLANTA Project, die zur Steuerung aller unternehmensweiten Projekte auf Managementebene eingesetzt wird. Sie bietet nicht nur Transparenz in der Ressourcenplanung, sondern unterstützt auch bei der organisatorischen Umsetzung der Projektstruktur.

Im Rahmen der neuen Planungssystematik werden Projekte nun nach einem klaren Klassifikationsmodell bewertet und priorisiert. Ergänzend dazu wurden standardisierte Rollenprofile eingeführt, die den Mitarbeitenden Orientierung geben. Die Kommunikation auf Managementebene wurde durch den Einsatz einer Austauschplattform intensiviert, wodurch Koordination und Steuerung effizienter erfolgen. Die Ressourcenplanung selbst basiert nicht auf konkreten Personen, sondern auf fachlichen Kompetenzfeldern wie IT-Infrastruktur oder Softwareentwicklung. Sie orientiert sich an den jeweiligen Organisationseinheiten wie Controlling, Businesslösungen oder IT-Basis. Der jeweilige Bedarf wird anhand von Erfahrungswerten sowie bereichsübergreifenden Abstimmungen ermittelt, was eine hohe Flexibilität ermöglicht und eine bedarfsgerechte, qualifikationsbezogene Steuerung erlaubt. Besonders im IT-Bereich konnte die bisherige Planung auf diese Weise verfeinert und detaillierter ausgestaltet werden. Neben der Projektplanung erfassen Mitarbeitende zunehmend auch ihre Aufgaben außerhalb klassischer Projekte in PLANTA Project. Bei IT-Themen ist dies bereits verpflichtend, um vollständige Transparenz über alle eingesetzten Ressourcen zu gewährleisten und eine unternehmensweite Ausweitung vorzubereiten.

Projekt 500

Das sogenannte Projekt 500 – Grundlast IT wurde initiiert, um die tatsächliche Verfügbarkeit von Projektkapazitäten pro Mitarbeitendem zu dokumentieren. Dabei wurde zwischen regelmäßig anfallenden Routineaufgaben, planbaren Tätigkeiten und jährlich wiederkehrenden IT-Themen unterschieden. Grundlage für die Kapazitätsplanung war die wöchentliche Arbeitszeit unter Berücksichtigung von Abwesenheiten und der jeweils individuellen Grundlast. Während der Umsetzung traten verschiedene Herausforderungen auf. So verlängerte sich die ursprünglich angesetzte Projektlaufzeit erheblich, unter anderem durch personelle Engpässe, parallele Beteiligung an anderen priorisierten Vorhaben und spontane Aufgaben mit hoher Dringlichkeit. Die Pflege der Abwesenheitsdaten für 32 Mitarbeitende erwies sich als besonders aufwendig. In Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller konnte durch einen CSV-Import und eine angepasste Schnittstelle eine praktikable Lösung entwickelt werden. Außerdem standen nicht alle Ressourcen systemseitig vollständig zur Verfügung, was manuelle Buchungen erforderlich machte. Für das Jahr 2025 ist ein automatisierter Import vorgesehen. Die ursprünglich vorgesehene automatische Verteilung von Aufwänden über die Belastungskurve entsprach häufig nicht dem tatsächlichen Tätigkeitsprofil mit stark schwankenden Anforderungen. Durch den Einsatz der Methode „PM Week“ konnten realistischere Zeitpläne erstellt werden. Zudem befindet sich die Projektpriorisierung im neuen System noch im Aufbau, wodurch bislang alle Projekte gleich gewichtet sind und die Auslastungsdiagramme die tatsächliche Relevanz einzelner Vorhaben noch nicht exakt abbilden.

Neue Rolle des Ressourcenmanagers

Im Zuge des Projekts wurde auch eine neue Rolle etabliert: Der Ressourcenmanager übernimmt künftig die Planung der verfügbaren Ressourcen innerhalb seiner Organisationseinheit. Er erfasst sowohl Grundlast und Abwesenheiten als auch Projektanfragen und stimmt sich eng mit Führungskräften und Teammitgliedern über Verfügbarkeiten und die anstehende Aufgabenverteilung ab.

Darüber hinaus wurde ein Verfahren zur Klassifizierung aller IT-Tätigkeiten entwickelt. Sobald eine neue Aufgabe aus einem Projekt an einen Mitarbeitenden herangetragen wird, erfolgt eine systemgestützte Anfrage über die Projektmanagementsoftware. Liegt kein direkter Projektbezug vor, wird die Aufgabe entweder über das interne Ticketsystem zugewiesen oder manuell in Projekt 500 erfasst und mit dem entsprechenden Aufwand bewertet. Das Monitoring dieser Vorgänge erfolgt über das Dienstberatungsprotokoll.

Weitere Schritte

Für die Zukunft sind weitere Schritte geplant, um die Ressourcenplanung bei den Stadtwerken Rostock weiter zu verbessern. Dazu zählen der Aufbau eines standardisierten Gesamtprozesses, eine transparente Kommunikation von Nutzen und Aufwand sowie die Einführung einer personengenauen Planung. Ergänzend sollen regelmäßige Austauschformate und Reportings etabliert werden, um Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und die Prozesse kontinuierlich zu optimieren.

Die Einführung der Projektmanagementsoftware zur systemgestützten Kapazitätsplanung stellt für die Stadtwerke Rostock einen bedeutenden Fortschritt dar. Das Pilotprojekt hat wichtige Erkenntnisse geliefert, wie sich personelle Ressourcen effektiver steuern und strategisch einsetzen lassen – insbesondere im hochbelasteten IT-Bereich. Erste positive Ergebnisse sind bereits sichtbar: Die Effizienz konnte gesteigert, die Planbarkeit verbessert und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht werden. Damit ist ein solides Fundament für eine zukunftsfähige und belastbare Projektkultur geschaffen worden.