Stadtwerke LeerSoftware überwacht Kosten

Die Stadtentwässerung Leer, ein Bereich der Stadtwerke Leer, ist zuständig für das Kanalnetz und die Kläranlagen der 35.000 Einwohner zählenden ostfriesischen Kommune. Das von ihr unterhaltene Kanalnetz hat eine Gesamtlänge von rund 280 Kilometern. Die Unterhalts- und Neubauprojekte hat das kommunale Unternehmen früher von Ingenieurbüros planen und ausschreiben lassen und die Abrechnungen mit Excel koordiniert und kontrolliert. Um die Kostenkontrolle zu optimieren und einen Teil der Tätigkeiten wieder einzugliedern, setzt der Fachbereich bereits seit 2010 auf die Software California.pro des Münchner Anbieters G&W Software. Überzeugt hat die weitreichende Funktionalität, ist das Programm doch weit mehr als eine klassische AVA-Software. Uwe Felgenträger, technischer Leiter bei den Stadtwerken Leer, erklärt: „Ich kannte die Software von meinem früheren Arbeitgeber und war von den umfangreichen Funktionalitäten und der klaren Menüführung überzeugt.“

Optimierte der Kostenkontrolle

Mit der ganzheitlichen Lösung für Kostenplanung, AVA und Baukostenmanagement kann die Stadtentwässerung ihre Projekte von der ersten Kostenschätzung über die Kostenberechnung, Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung einschließlich der laufenden Kostenkontrolle bis hin zur Dokumentation der abgeschlossenen Projekte betreuen. Darüber hinaus kann die Lösung ans ERP-System (Enterprise Ressource Planning) angebunden werden, denn die nächsten Schritte werden die komplette Digitalisierung der Prozesse sein. Unterstützt wird die Stadtentwässerung vom Software-Unternehmen S-S-B DigitalServices. Dieses ist durch seine Consulting-Leistungen maßgeblich daran beteiligt, dass die Prozesse der Stadtentwässerung Leer in California.pro abgebildet und gelebt werden.

Abrechnung der Rahmenvertragsleistungen

Heute rechnet die Stadtentwässerung Leer alle Rahmenvertragsleistungen für den Bauunterhalt ab und hat dazu kostenoptimierte Rahmenverträge mit ausführenden Unternehmen abgeschlossen. Dazu zählen unter anderem Straßen-, Kanal- und Beleuchtungsunterhaltungsarbeiten, Asphaltarbeiten sowie die Gehweginstandhaltung. Die Kosten werden in das dafür eingestellte jeweilige Unterhaltsbudget gebucht. Uwe Felgenträger erläutert: „Wir haben für jeden Unterhaltungsbereich ein eigenes Budget, das entsprechend aufgegliedert ist. So ist die Straßenunterhaltung in Straßenflächen, Parks und Wege eingeteilt.“ Für den Budgetverantwortlichen sei dadurch auf einen Klick ersichtlich, wieviel Budget in den einzelnen Unterhaltungsbereichen noch verfügbar ist.
Wird ein Auftrag an ein Ingenieurbüro vergeben, legen die Kollegen und Uwe Felgenträger das Projekt im System mit Projektnummer und Kostenstellen an. Nach Erhalt des Leistungsverzeichnisses (LV) vom Ingenieurbüro wird ausgeschrieben. Dazu verschickt der Fachbereich die LV elektronisch oder stellt diese auf eine Ausschreibungsplattform. Nach Erhalt der Angebotsdaten der ausführenden Unternehmen liest der Fachbereich diese ins System ein und erstellt den Preisspiegel. California.pro importiert und exportiert sowohl Leistungsverzeichnisse als auch Angebotsdaten bis hin zum Auftrags-LV entsprechend dem GAEB-Standard und ist für den neuesten GAEB-Standard zertifiziert.
#bild2 Während des Projektverlaufs erhält die Stadtentwässerung die durch das Ingenieurbüro geprüften Abschlagsrechnungen mit den Massenermittlungen, übernimmt die Mengen und Korrekturen und gibt die Rechnungen zur Zahlungsfreigabe frei. Auch die HOAI-Rechnungen der Ingenieurbüros rechnet die Stadtentwässerung über California.pro ab. Mit dem Programm ist es möglich, jeden einzelnen Kostenstand zu dokumentieren und die einzelnen Stände zu Vergleichszwecken festzuschreiben. So sind die Auswirkungen auf die Kosten sämtlicher während des Bauablaufs vorgenommenen Änderungen bis in die einzelnen Positionen hinein erfasst.

Budgetierung leicht gemacht

Aufgrund der in California.pro bereits abgerechneten Projekte können die Mitarbeiter der Stadtentwässerung unterschiedlichste Auswertungen nach verschiedenen Kriterien erstellen, um die Kosten für die einzelnen Bereiche für den Wirtschaftsplan für das Folgejahr zu budgetieren. Bei projektierten Vorhaben nutzt Uwe Felgenträger die DBD-BauPreise. Das Programm nennt Orientierungspreise für die mit STLB-Bau beschriebenen Bauleistungen in über 400 Stadt- und Landkreisen in Deutschland und übernimmt die Werte ins Budget. Ist allerdings schon ein Ingenieurbüro mit der Planung beauftragt, übernimmt Felgenträger die vom Büro ermittelten Preise in California.pro. Aufgrund dieser drei Quellen hat der Technische Leiter schnell sein Budget erstellt, welches auf nachvollziehbaren Werten beruht.