cortilityAuf E-Rechnung umstellen

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung wurde am 1. Januar 2025 eingeführt – zunächst mit Übergangsregeln. Seitdem müssen alle Unternehmen in der Lage sein, Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Diese Norm wird von den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erfüllt. Reine PDF-Rechnungen gelten nicht als elektronische Rechnungen.

Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen für die Übergangszeit weiterhin Papier- oder einfache elektronische Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 sind Firmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format zu versenden. Ein Jahr später gilt diese Pflicht dann für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Damit verbunden ist nach Einschätzung des Softwarehauses cortility Handlungsbedarf. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Zudem müssen interne Abläufe angepasst und Beschäftigte geschult werden.

Druck zur Umsetzung wächst

Sascha Dörr, Geschäftsführer von cortility, erklärt: „Wenn sie richtig eingesetzt wird, erleichtert die elektronische Rechnungsstellung auch den Workflow bei den Eingangsrechnungen im Unternehmen und führt zu schnelleren Zahlungen durch die Auftraggeber.“ Für Unternehmen sei dies eine Gelegenheit, Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und wettbewerbsfähiger zu werden. Der Druck zur Umsetzung wächst. „Es geht kein Weg an der E-Rechnung vorbei“, so Dörr. Unternehmen sollten den Aufwand für Einführung und Anpassung nicht unterschätzen und Projekte rechtzeitig starten.

E-Invoicing-Lösung von cortility

cortility bietet seit Jahren eine E-Invoicing-Lösung für den Versand von Rechnungen an. Diese ermöglicht die Überführung ausgehender Rechnungen aus SAP-Systemen in die vorgeschriebenen elektronischen Formate. Unterstützt werden XRechnung und ZUGFeRD. Der Versand kann auf verschiedene technische Wege erfolgen. Für den Empfang von Rechnungen hat das Unternehmen das Produkt „Invoice Mail” entwickelt. Damit können elektronische Rechnungen in ein E-Mail-Postfach eingehen, von dort ins SAP- oder ERP-System (Enterprise Resource Planning) übertragen und weiterverarbeitet werden. Auch hierbei werden die beiden vorgeschriebenen Formate unterstützt.

Über die reine Pflicht hinaus bietet die Lösung laut cortility zusätzliche Funktionen. Dazu zählen beispielsweise ein flexibler Workflow, Prüfungen auf doppelte Importe, Freigabeprozesse und Archivierungen. „Hier haben Kunden die Möglichkeit, einen auf sie zugeschnittenen Workflow auszuführen“, sagt Dörr.