AbrechnungRechtzeitig auf SEPA vorbereiten

Der einheitliche europäische Zahlungsverkehrsraum (Single Euro Payments Area, SEPA) kommt schneller als manchem lieb ist – und er trifft die deutschen Energieversorger ebenso wie jedes andere Unternehmen. Wer den erforderlichen Aufwand an Zeit und Geld sinnvoll nutzen möchte, sollte die SEPA-Umstellung zur Prozessoptimierung nutzen.
„In den nächsten zwölf Monaten muss jeder Energieversorger alle seine Kunden wegen der SEPA-Umstellung anschreiben“, meint Valeria Henninger, bei der Firma cortility Projektleiterin für SEPA-Umstellungen unter SAP. Dabei bedeutet SEPA mehr, als die Umstellung auf neue Kontonummern. Energieversorger sind besonders gefordert. „Die EVU haben ein Massenkundengeschäft und Einzugsermächtigungen sind die Regel – die hohe Anzahl an Kunden bedeutet, dass die Unternehmen keine Chance haben, im Zweifelsfall nach dem 1. Februar 2014 manuell Umsetzungslücken zu schließen“, fasst Henninger zusammen.

Ohne Mandate geht nichts mehr

Für Lastschrifteinzüge sind in Zukunft Mandate erforderlich. Sie entsprechen den bisherigen schrift-lichen Einzugsermächtigungen. Doch die formalen Regeln, die an SEPA-Lastschriftmandate gestellt werden, sind wesentlich strenger, als dies bisher der Fall war. Daher rückt die Mandatsverwaltung nicht nur in den Blick der IT-Verantwortlichen. „Jeder, der die Mandatsverwaltung etabliert, muss zunächst klären, wo die Mandate angesiedelt werden sollen“, erklärt Henninger.
Bestehende Einzugsermächtigungen dürfen weiter genutzt werden. Allerdings ist jeder Kunde vor dem ersten Lastschrifteinzug im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren vom Stadtwerk in Textform über den genauen Zeitpunkt und die genaue Höhe des beabsichtigten Einzugs zu informieren. Hierbei sind zudem der Wechsel vom Lastschrifteinzug mittels Einzugsermächtigungsverfahren auf den Einzug mittels SEPA-Basis-Lastschriftverfahren anzuzeigen sowie die Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz anzugeben. Die Umstellung zum 1. Februar 2014 ermöglicht es den meisten EVU, ihren Kunden die vorgeschriebene Erklärung mit der Jahresverbrauchsabrechnung zuzuschicken. „Das heißt aber für alle Energieversorger mit rollierender Abrechnung, dass die ersten Infoschreiben bereits Anfang 2013 die Kunden erreichen müssen“, betont die Beraterin. Und eine nur jährlich durchgeführte Verbrauchsabrechnung müsse zwingend vor dem 1. Februar 2014 bei den Kunden ankommen, wenn die Einzugsermächtigung für die SEPA-Lastschriften genutzt werden soll.
Werden Prozesse und IT also nicht rechtzeitig auf SEPA umgestellt und funktioniert die Mandatsverwaltung nicht ordnungsgemäß, sind keine Lastschrifteinzüge mehr möglich – Kunden müssen dann manuell überweisen oder bar zahlen. Fehler beim SEPA-Umstellungsprozess führen zudem zu manueller Nacharbeit bei Massendaten und damit zu einer zusätzlichen Belastung von Mitarbeitern in Kundenservice, Finanzwesen und IT. Darüber hinaus können Banken für jede fehlerhafte SEPA-Zahlung zusätzliche Gebühren erheben – eine saubere Datenbasis ist daher unerlässlich.

Erst optimieren, dann umsetzen

Als ersten Schritt für die Umstellung empfiehlt Valeria Henninger, die bestehenden Prozesse im Unternehmen zu überprüfen: „Bei der SEPA-Umstellung müssen viele Workflows angefasst werden – das ist eine gute Gelegenheit zu konsolidieren.“ SEPA mache den Stadtwerken viel Arbeit, ohne einen Nutzen gegenüber dem heutigen Stand zu bringen. „Wer im Rahmen des Projekts jedoch Prozessoptimierung betreibt, sorgt dafür, dass der Aufwand profitabel eingesetzt wird.“ Um diese Chance nutzen zu können, müsse allerdings genügend Zeit zur Verfügung stehen. Cortility übernimmt bei SEPA-Projekten nicht nur die IT-Administration, sondern auf Wunsch auch Aufgaben der Projektleitung. „Schon heute merken viele Unternehmen, dass die eigenen Personalkapazitäten zu knapp sind, um die zusätzlichen Arbeiten abdecken zu können. Man darf nicht vergessen, dass teilweise genau die Bereiche von der SEPA-Umstellung beansprucht werden, die durch die Umsetzung der Regulierungsvorgaben schon in den vergangenen Jahren mehr als ausgelastet waren.“ Da sei es hilfreich, auf einen Dienstleister zurückgreifen zu können, der mit den anstehenden Aufgaben bereits Erfahrung hat. „Außerdem sorgt ein externer Projektleiter manchmal für Beschleunigung und sichert die zeitlichen Projektziele“, so die SAP-Expertin.
Das SEPA-Grobgerüst sei zwar relativ leicht errichtet, zeitaufwändig seien jedoch inbesondere die notwendigen Tests. „Bei der SEPA-Umstellung lässt sich wenig automatisieren“, betont Valeria Henninger. „Jedes Unternehmen hat seine Spezifika, die mit Musterlösungen kaum berücksichtigt werden können.“ Außerdem müssten viele Tests in Zusammenarbeit mit Banken und Sparkassen erfolgen. „Hier gibt es durchaus einen Engpass: Man darf nicht erwarten, dass die Finanzinstitute einen SEPA-Testvorgang innerhalb weniger Stunden bearbeiten. Da können schon mal zwei bis drei Wochen ins Land gehen.“ Der Tipp von Henninger: So genannte XML-Checker zeigen vorab, ob die Struktur der Daten passt. Wie die Institute diese dann jedoch verarbeiten, lässt sich damit nicht überprüfen.

Frühzeitig Unterstützung sichern

„Im zweiten Quartal 2013 wird ein Run auf IT-Berater losgehen, die bei SEPA-Projekten unterstützen können“, ist sich Valeria Henninger sicher. Denn praktisch jedes Unternehmen in Deutschland sei von der SEPA-Umstellung betroffen und zur Jahresmitte würde vielen bewusst werden, dass ohne die SEPA-Fähigkeit zum 1. Februar 2014 das Überleben der Firma gefährdet sei. „Da wird die Manpower knapp“, so die Expertin. „Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind geklärt – es gibt keinen Grund, nicht schon jetzt mit der SEPA-Umstellung zu beginnen.“