[8.11.2019] Der SAP-Partner Cortility bietet Energieversorgern mit dem PDF Cloud Service die Möglichkeit, PDF-Dokumente aktuell zu halten. Der ZUGFeRD Cloud Service bringt Unternehmen wirtschaftliche Vorteile.

Während die Cloud für viele Energieversorger vor allem eine Frage strategischer Zukunftsüberlegungen ist, nutzen andere sie bereits im Tagesgeschäft. „Immer wenn Anwendungen nur selten benötigt werden oder eine Skalierbarkeit gewünscht ist, liegt es nahe, die Funktionalität in der Cloud zu realisieren“, erläutert Klaus Nitschke. Für den Geschäftsführer des SAP-Partners Cortility ist die Cloud daher weder Hype noch Dogma, sondern eine Möglichkeit, auf die Kundenbedürfnisse einzugehen.
Allerdings seien Cloud-Anwendungen im SAP-Umfeld keine Plug-and-Play-Dienste. „Cloud-Lösungen sind in der Regel Black Boxes“, sagt Nitschke. Es gelte folgende Regel: „Wenn du die Input-Schnittstelle richtig füllst, erhältst du auch das richtige Ergebnis.“ Dies mit den richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt zu tun, sei aber keine einfache Aufgabe. Daher gehört die Integration ins Back End zu den Leistungen, die IT-Dienstleister Cortility neben dem Bereitstellen der eigentlichen Cloud-Lösung übernimmt.

Eng am SAP-Standard

„Add-ons für zusätzliche Funktionen im Umfeld von SAP-Anwendungen anzubieten, ist traditionell ein Teil unseres Kerngeschäfts – heute nutzen wir dafür wo es sinnvoll ist eben auch Cloud-Dienste“, erläutert Cortility-Chef Klaus Nitschke. Ebenso wie bei den in der Vergangenheit entwickelten Add-ons sei die Strategie dabei, sich möglichst eng am SAP-Standard zu orientieren.
Aus der Praxis weiß Nitschke, dass Dokumente nicht immer auf dem aktuellen Briefpapier verschickt werden und häufig auch die letzte Corporate-Design-Änderung nicht berücksichtigt wurde. Die von Cortility entwickelte Lösung trennt deshalb den Inhalt von der Vorlage. Während zum Beispiel die Abrechnungsdaten im SAP-System bearbeitet werden, liegt die stets aktuelle Dokumentenvorlage zentral administriert in der Cloud. Mithilfe des PDF Cloud Services (PCS) steht sie jedem Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung auf Knopfdruck zur Verfügung. Der individuelle Content wird in der Cloud-Anwendung mit der jeweiligen Vorlage verbunden und daraus eine PDF-Datei erzeugt. „Das funktioniert im unternehmensinternen Netzwerk ebenso wie bei Mitarbeitern, die aus dem Homeoffice oder mobil von unterwegs aus arbeiten“, betont Klaus Nitschke. Und es erlaube, die Vorlagen auch schnell und aktuell zu ändern.

PDF-Dateien einfach bearbeiten

Der PCS ermöglicht es, PDF-Dateien einfach und flexibel mit Elementen wie Logos, Bildern, Texten oder weiteren Seiten anzureichern. Die Daten können sowohl aus einem SAP-System als auch aus beliebigen Archivsystemen zur Verfügung gestellt werden. „Ein entscheidender Vorteil dabei ist, dass im Unternehmen kein zusätzlicher Server oder Server-Dienst aufgesetzt und betreut werden muss“, erklärt der Cortility-Geschäftsführer.
PDF-Dateien werden mit dem Cortility Cloud Client verschlüsselt in ein Cloud-System eines zuverlässigen Anbieters in Deutschland übertragen, angereichert und wieder empfangen. Die PDF-Dateien werden maximal kurzzeitig zur Verarbeitung gespeichert. Ist dies der Fall, werden sie nach der endgültigen Übertragung aus der Cloud gelöscht. Zu jeder Serviceanfrage werden Metriken wie Laufzeit der Anfrage und Größe der PDF-Datei ermittelt und zu Abrechnungszwecken aufbewahrt.

Skalierbarer Service

Die elektronische Rechnungsverarbeitung gemäß ZUGFeRD 2.0 hat Cortility ebenfalls in die Cloud verlegt und bietet so einen skalierbaren Service an. Das hybride Format soll den strukturierten Austausch von Rechnungen in Wirtschaft und Verwaltung ohne bilaterale Abstimmungen der Beteiligten kostengünstig ermöglichen. Es besteht aus einem PDF- und einem XML-Teil. Insbesondere für Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl von Anwendungen jährlich ist der Einstieg über die Cloud mit deutlich weniger Kosten und Risiken verbunden. „Selbstverständlich haben wir unsere Lösung vollständig in SAP integriert. Und dank des Pay-per-Use-Modells bieten wir einfache und transparente Staffelpreise“, beschreibt Nitschke die Vorteile des ZUGFeRD Cloud Services (ZCS).
Die ZUGFeRD-Lösung besteht aus dem ABAP- und dem Java-Modul. Ersteres liest SAP-Daten aus und leitet diese per Web-Service an das Java-Modul weiter. Innerhalb des Java-Moduls werden die Daten in ein XML-Format konvertiert und ein PDF erzeugt. Die Rechnung wird dann versendet. Bei der Cortility-Lösung wird das Java-Modul komplett in die Cloud überführt. Die Konvertierung der SAP-Daten in das XML-Format und die Erzeugung des PDFs finden vollständig in der Wolke statt. Aus dieser wird das ZUGFeRD-PDF zurück ans SAP-System gesendet. Der Versand der Rechnung erfolgt über den lokalen Mailserver, alternativ können die Rechnungen auch per File Transfer Protocol (FTP) zugestellt oder in einem Portal abgelegt werden.

Kosten senken

„Energieversorger, die nur im zwei- oder dreistelligen Bereich ZUGFeRD-Rechnungen übermitteln, standen bisher vor dem wirtschaftlichen Problem, dass eine klassische Installation durchaus 25.000 Euro kosten kann – bei der Cloud-Lösung haben wir das Ziel im Blick, pro Rechnung unter die Kosten einer per Post verschickten Rechnung zu kommen“, sagt Klaus Nitschke. Das aktuelle Preismodell basiere dabei auf dem Datenvolumen. „Kunden, die unseren ZCS eingeführt haben, nutzen ZUGFeRD nicht nur gegenüber Behörden, sie bieten diesen Rechnungsversand auch gewerblichen Kunden an. Da sich die Lösung gut skalieren lässt, wächst sie mit den Bedürfnissen der Unternehmen.“

Jens Voshage ist freier Fachjournalist in Hannover.

https://cortility.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe September/Oktober 2019 von stadt+werk erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren (Deep Link)

Stichwörter: Informationstechnik, cortility, Cloud

Bildquelle: Cortility