10.5.2023 Mitten in der digitalen Transformation steckt die TEAG Thüringer Energie AG, kommunaler Energieversorger und bis 2013 Teil von E.ON. Parallel zum derzeit laufenden Umstieg auf SAP S/4HANA baut das Erfurter Unternehmen seit Jahren seine bestehende xSuite-Lösung aus – bis zu den heute ganzheitlichen Procure-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozessen, die sich nahtlos sowohl in das bisherige SAP ECC-System wie auch die künftige SAP ERP-Landschaft mit S/4HANA einpassen.

Als führendes Energie-Dienstleistungsunternehmen im Freistaat betreibt die TEAG über Tochtergesellschaften ein 40.000 Kilometer langes Strom- und Erdgasnetz und ein 6.000 Kilometer langes Glasfasernetz. Sie versorgt täglich rund 500.000 Haushalte mit Strom, Erdgas und Fernwärme und bietet energiespezifische Dienstleistungen. Nach dem Carve-Out aus dem E.ON-Konzern benötigte die TEAG einen neuen elektronischen Rechnungsworkflow für die Eingangsrechnungsbearbeitung. „Wir entschieden uns damals für die Lösung der xSuite", erzählt Bernd Hanft, IT-Projektleiter der TEAG. "Grund war deren tiefe SAP-Integration und vor allem, dass der Hersteller mit seinen Anwendungen alle Vorgänge rund um den Vorgang des Bestellens und Bezahlens ganzheitlich abdeckt. Wir wollten nicht Produkte unterschiedlicher Anbieter für eine Lösung verwenden, die im Prinzip zusammengehört."

Skontogewinne durch kurze Durchlaufzeiten

Rund 70.000 Rechnungsbelege treffen im Unternehmen pro Jahr ein, davon inzwischen 60 Prozent digital, im PDF-, ZUGFeRD- oder XRechnung-Format, 40 Prozent nach wie vor in Papierform. xSuite Invoice liest die Daten aus, validiert sie gegen die SAP-Stammdaten und legt die Rechnung im SAP-Archiv ab. Die komplette Rechnungsprüfung und -freigabe findet anschließend – konzernweit, verteilt im gesamten Bundesland – per Webbrowser mit dem Web-Client der xSuite über den SAP-integrierten Rechnungsworkflow statt. Im Rahmen der Umstellung auf SAP S/4HANA wird dies zukünftig über das SAP FIORI Launchpad geschehen.

Ina Ettel, Leiterin der TEAG-Rechnungsprüfung: „Technisch ist eine Rechnung von der Erfassung bis zur Zahlfreigabe heute in zwei Tagen durch – vorausgesetzt jeder erfüllt rasch die vom System vorgegebene Aufgabe. Wir können seit Einführung der Lösung fast alle eingeräumten Skonti in Anspruch nehmen – allein durch die kurze Durchlaufzeit."

Ein Workflow für sowohl SAP- wie DATEV-Rechnungen

In den letzten Jahren hat die TEAG im Rahmen ihrer Konzernvergrößerung und der Erweiterung des Geschäftsfeldes auf regenerative Energien eine Reihe kleinerer Unternehmen erworben. Deren Eingangsrechnungen werden finanzbuchhalterisch in DATEV erfasst – ebenso wie die Gewerbesteuerbuchungen (Rechnungen der Kommunen über Gewerbesteuerzahlungen). 12.000 Belege pro Jahr kommen hier zusammen. Auch für deren Freigabe lässt sich xSuite Invoice nutzen, dank seiner Offenheit gegenüber Non-SAP-Systemen. Die Rechnungsprüfungslösung für DATEV hat das IT-Team der TEAG in Zusammenarbeit mit xSuite in einer komplett eigenständigen Infrastruktur aufgesetzt. Revisionssicher abgelegt werden die DATEV-Rechnungen in dem neuen Cloud-Archiv von xSuite. Insgesamt über 30 Buchungskreise/Gesellschaften des Energieversorgers arbeiten heute mit der Invoice-Lösung.

P2P für Einkauf und Buchhaltung

Mit xSuite Procurement hat die TEAG mittlerweile außerdem ein SAP-integriertes Bestellwesen eingeführt. Die Lösung automatisiert die Freigabe von Bestellungen und verschafft Anwender:innen eine zentrale Übersicht über diese. Trifft später die dazugehörige Rechnung ein, ist sofort der Bezug zur Bestellung hergestellt. So verbindet TEAG Beschaffungs- und anschließende Bezahlvorgänge zu einem durchgängigen Procure-to-Pay (Bestellen & Bezahlen)-Szenario.

BANF-Freigaben über xSuite-Prozess

Wer einen Bedarf hat, erstellt eine SAP-BANF, die in Folge von Disponent:in, Kontierungsprüfer:in und Vorgesetzten geprüft wird. Bernd Hanft: „Den noch aus E.ON-Zeiten übernommenen BANF-Freigabeworkflow haben wir 2021 abgeschafft. Wir schleusen BANF-Freigaben heute durch den xSuite-Workflow, der deutlich komfortabler und funktionsreicher ist. Denn hier müssen viele geschäftsbezogene Prüfungen durchgeführt und Formulare beigefügt werden." Die Freigabe wird dynamisch über die Bearbeiterfindungstabelle zugeordnet. Zudem wurde eine Kopplung geschaffen: Einkäufer:innen können direkt aus der BANF im Hintergrund eine Bestellung anlegen.

Auch den umgekehrten Weg, die Bearbeitung eingehender Kundenaufträge, deckt die TEAG inzwischen über eine xSuite-Lösung ab. Das Orders-Modul nutzt u.a. die TEAG Akademie, das Aus- und Fortbildungszentrum der TEAG-Gruppe, die in ihrem Trainingszentrum in Erfurt jährlich über 400 Fortbildungen zu Netzsicherheit, -montage und weiteren Themen durchführt. Sie verwaltet die eingehenden Kursanmeldungen nun transparent über xSuite Orders, erzeugt darin den SD-Auftrag und zugleich die Fakturen.

Nahtloser Übergang der P2P-Prozesse nach S/4HANA

Seit Mitte 2022 beschäftigt sich die IT-Abteilung der TEAG intensiv mit der Migration auf S/4HANA. Zwei SAP-Systeme sind im Unternehmen im Einsatz. Als erstes wird das Vertriebssystem auf die neue Produktgeneration (im On-Premises-Betrieb) umgestellt, mit Go-Live 1. Januar 2024. Die Migration von SAP IS-U für die Netztöchter in das bestehende S/4HANA-System folgt ein Jahr später, dieses dann in der Cloud.

„Da die xSuite-Lösungen sowohl in der alten als auch der neuen SAP-Landschaft problemlos lauffähig sind, können wir sie ohne großen Aufwand in die künftige S/4HANA-Landschaft übernehmen", freut sich Bernd Hanft. Die Übertragung der Software in die Entwicklungs- und Qualitätssicherungssysteme ist bereits gestartet. Einer gelungenen digitalen Transformation bei TEAG steht damit nichts mehr im Wege.


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Info:
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Bildquelle: TEAG Thüringer Energie AG